Prawnik Gorzów Wielkopolski Radca prawny Łukasz Rozmiarek. Kancelaria prawnicza: prawo cywilne, prawo rodzinne, prawnik rodzinny, prawo spadkowe, prawo gospodarcze, prawo pracy, prawo administracyjne oraz windykacja gorzów i mediacja gorzów.

Realizacja: Wytwórnia Marketingu

Copyright © Radca prawny Gorzów Wlkp. Łukasz Rozmiarek.

Polityka prywatności

Regulamin

Pozostałe artykuły

Prowadzisz firmę i zatrudniasz co najmniej 10 pracowników? Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na Ciebie nowy obowiązek. W firmie będzie musiał obowiązywać regulamin określający zasady przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, nierównemu traktowaniu oraz naruszaniu dóbr osobistych pracowników.

Nowe przepisy wejdą w życie 5 listopada 2026 roku. Pracodawcy otrzymają sześć miesięcy na dostosowanie wewnętrznych regulacji, co oznacza, że odpowiedni dokument powinien zostać wdrożony najpóźniej do 5 maja 2027 roku.

Nie warto jednak odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wprowadzenie regulaminu może wymagać konsultacji ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników. Samo opracowanie dokumentu również nie wystarczy – pracodawca powinien zadbać o jego rzeczywiste stosowanie i potrafić to później udowodnić.

Nowy obowiązek pracodawcy – art. 94³a Kodeksu pracy

Podstawę nowego obowiązku stanowi art. 94³a Kodeksu pracy, wprowadzony ustawą z 19 czerwca 2026 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie musiał ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań podejmowanych w zakresie:

• przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika,

• przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu,

• przeciwdziałania dyskryminacji,

• przeciwdziałania mobbingowi.

W praktyce regulamin powinien określać nie tylko, jakie zachowania są niedopuszczalne, lecz także w jaki sposób pracownik może zgłosić nieprawidłowość, kto rozpatruje zgłoszenie, jak przebiega postępowanie wyjaśniające oraz jakie działania może podjąć pracodawca.

Dokument powinien więc tworzyć rzeczywisty i możliwy do zastosowania system reagowania, a nie ograniczać się jedynie do ogólnej deklaracji, że firma nie toleruje mobbingu ani dyskryminacji.

Które firmy będą musiały posiadać regulamin antymobbingowy?

Nowy obowiązek obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników.

To ważna zmiana szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Obecnie regulamin pracy jest obowiązkowy zasadniczo dopiero przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników. Po wejściu w życie nowych przepisów firmy zatrudniające od 10 do 49 pracowników również będą musiały wprowadzić odpowiednie regulacje antymobbingowe.

Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy obowiązkowy wewnętrzny regulamin dotyczący organizacji relacji z pracownikami.

Przy ustalaniu, czy firma przekracza próg 10 osób, należy brać pod uwagę liczbę zatrudnionych pracowników, a nie liczbę etatów. Pracownik zatrudniony na część etatu również jest pracownikiem uwzględnianym przy ustalaniu stanu zatrudnienia.

Czy trzeba przygotowywać osobny regulamin?

Nie w każdej firmie konieczne będzie stworzenie zupełnie nowego dokumentu.

Pracodawca nie musi wprowadzać odrębnego regulaminu antymobbingowego, jeżeli wymagane reguły, procedury i działania zostały już odpowiednio opisane w:

• układzie zbiorowym pracy albo

• obowiązującym regulaminie pracy.

Jeżeli obecny regulamin pracy zawiera jedynie krótką deklarację o zakazie mobbingu lub dyskryminacji, może to jednak nie wystarczyć. Nowe przepisy wymagają określenia konkretnych reguł, procedur oraz częstotliwości podejmowanych działań.

Pracodawcy, którzy posiadają już regulamin pracy, powinni więc przeprowadzić jego analizę i sprawdzić, czy dokument rzeczywiście odpowiada nowym wymaganiom. W zależności od wyniku takiej weryfikacji konieczne będzie:

• rozszerzenie regulaminu pracy,

• przygotowanie osobnego regulaminu antymobbingowego albo

• odpowiednie uzupełnienie układu zbiorowego pracy.

Do kiedy należy wdrożyć regulamin antymobbingowy?

Ustawa wejdzie w życie 5 listopada 2026 roku. Od tego dnia rozpocznie się sześciomiesięczny okres na dostosowanie regulacji obowiązujących w firmie.

Ostateczny termin na wprowadzenie regulaminu albo zmianę regulaminu pracy upłynie 5 maja 2027 roku.

Choć czasu pozornie jest dużo, procedurę warto rozpocząć wcześniej. Projekt dokumentu będzie bowiem podlegał uzgodnieniu ze stroną społeczną, a samo ustalenie jego ostatecznej treści może potrwać.

Z kim pracodawca musi uzgodnić regulamin?

Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, projekt regulaminu powinien zostać z nią uzgodniony.

W przypadku działania kilku organizacji związkowych uzgodnienia należy prowadzić ze wszystkimi organizacjami, a w razie braku wspólnego stanowiska – z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% załogi.

Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe, projekt powinien zostać uzgodniony z przedstawicielami pracowników wyłonionymi zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym przedsiębiorstwie.

Strony będą miały 30 dni od przedstawienia projektu na uzgodnienie jego treści. Jeżeli w tym czasie nie dojdzie do porozumienia, pracodawca będzie mógł samodzielnie ustalić regulamin, powinien jednak uwzględnić ustalenia poczynione podczas dotychczasowych rozmów.

Oznacza to, że przygotowanie projektu regulaminu na kilka dni przed upływem ustawowego terminu może uniemożliwić prawidłowe przeprowadzenie całej procedury.

Zatrudniasz mniej niż 10 pracowników? Nadal odpowiadasz za przeciwdziałanie mobbingowi

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 10 pracowników nie zostaną objęci formalnym obowiązkiem wynikającym z art. 94³a Kodeksu pracy.

Nie oznacza to jednak, że mała firma może zignorować problem mobbingu, dyskryminacji czy nierównego traktowania.

Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych osób, ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi. Powinien podejmować działania prewencyjne, wykrywać nieprawidłowości, odpowiednio reagować na zgłoszenia oraz zapewniać działania naprawcze i wsparcie osobom poszkodowanym.

Podobny obowiązek dotyczy przestrzegania zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Dlatego również w firmach zatrudniających mniej niż 10 pracowników warto wprowadzić prostą wewnętrzną politykę antymobbingową. Taki dokument może określać sposób zgłaszania problemów i postępowania w przypadku otrzymania skargi. Będzie również istotnym dowodem na to, że pracodawca nie pozostawał bierny i podejmował realne działania zapobiegawcze.

Sam dokument nie wystarczy – pracodawca musi wykazać, że rzeczywiście działał

Jedną z najważniejszych konsekwencji nowych przepisów jest rozkład ciężaru dowodu w sporach dotyczących równego traktowania i mobbingu.

Zgodnie z nowym art. 18³f Kodeksu pracy pracownik zarzucający naruszenie zasady równego traktowania będzie musiał uprawdopodobnić, że do takiego naruszenia doszło. Następnie ciężar dowodu przejdzie na pracodawcę, który będzie musiał wykazać, że nie naruszył przepisów.

W przypadku mobbingu przepisy nie wprowadzają identycznej reguły procesowej wprost. Pracodawca ma jednak obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi, a w razie sporu powinien być w stanie wykazać, jakie konkretne działania podjął.

Samo posiadanie podpisanego regulaminu może okazać się niewystarczające. Znaczenie będą miały również dowody potwierdzające jego faktyczne stosowanie, takie jak:

• szkolenia przeprowadzone dla pracowników i kadry zarządzającej,

• potwierdzenia zapoznania pracowników z regulaminem,

• dokumentacja otrzymanych zgłoszeń,

• protokoły z postępowań wyjaśniających,

• informacje o podjętych działaniach naprawczych,

• okresowe działania profilaktyczne i informacyjne.

W praktyce pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie nie tylko tego, że posiadał odpowiedni dokument, lecz także że stworzone procedury faktycznie funkcjonowały.

Wyższe zadośćuczynienia za mobbing i dyskryminację

Nowelizacja podnosi minimalne kwoty świadczeń, których pracownik będzie mógł dochodzić w związku z mobbingiem, dyskryminacją albo działaniami odwetowymi.

W przypadku mobbingu pracownikowi będzie przysługiwało zadośćuczynienie w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Prawo do świadczenia nie będzie uzależnione od wystąpienia rozstroju zdrowia.

W przypadku naruszenia zasady równego traktowania minimalne zadośćuczynienie wyniesie:

• co najmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia – przy jednorazowym naruszeniu,

• co najmniej trzykrotność minimalnego wynagrodzenia – przy wielokrotnym naruszeniu.

Analogiczne minimalne kwoty będą przysługiwać pracownikowi, wobec którego zastosowano działania odwetowe w związku ze skorzystaniem przez niego z przysługujących uprawnień.

Dla przedsiębiorcy oznacza to wyraźny wzrost ryzyka finansowego. Odpowiedzialność firmy może dotyczyć nie tylko działań właściciela, ale również zachowania kadry zarządzającej, przełożonych oraz innych pracowników.

Czy pracodawca może odzyskać pieniądze od osoby stosującej mobbing?

Nowe przepisy przewidują możliwość dochodzenia przez pracodawcę zwrotu części wypłaconego świadczenia od osoby, która faktycznie dopuściła się mobbingu.

Zakres takiego roszczenia będzie zależał od stopnia winy sprawcy.

W pierwszej kolejności to jednak pracodawca będzie zobowiązany do zaspokojenia roszczenia pracownika. Dopiero później będzie mógł wystąpić z roszczeniem regresowym wobec osoby odpowiedzialnej za mobbing.

Możliwość dochodzenia zwrotu nie usuwa więc ryzyka finansowego i organizacyjnego po stronie przedsiębiorcy. Postępowanie sądowe, koszty obsługi prawnej, utrata zaufania pracowników oraz szkody wizerunkowe nadal mogą bezpośrednio obciążyć firmę.

Nowe przepisy mogą objąć także zachowania rozpoczęte wcześniej

Nowe regulacje będą miały zastosowanie również do zachowań, które rozpoczęły się przed 5 listopada 2026 roku, ale były kontynuowane po wejściu ustawy w życie.

Pracodawca nie powinien więc czekać na formalny termin wdrożenia regulaminu, jeżeli już teraz otrzymuje sygnały o możliwym mobbingu, dyskryminacji albo nierównym traktowaniu.

Każde takie zgłoszenie powinno zostać potraktowane poważnie, zweryfikowane i odpowiednio udokumentowane.

Co pracodawca powinien zrobić już teraz?

Przygotowanie firmy do nowych obowiązków warto rozpocząć od kilku podstawowych działań:

• Ustalić aktualny stan zatrudnienia i sprawdzić, czy firma osiąga próg 10 pracowników.

• Przeanalizować obowiązujący regulamin pracy, układ zbiorowy oraz pozostałe procedury wewnętrzne.

• Sprawdzić, czy obecne dokumenty określają konkretne zasady zgłaszania i rozpatrywania przypadków mobbingu, dyskryminacji oraz naruszenia dóbr osobistych.

• Przygotować projekt nowego regulaminu albo zmian do obowiązującego regulaminu pracy.

• Wyłonić przedstawicieli pracowników, jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe.

• Przeprowadzić wymagane konsultacje i zachować dokumentację potwierdzającą ich przebieg.

• Zapoznać pracowników z nowymi zasadami oraz odpowiednio to udokumentować.

• Zaplanować szkolenia, działania profilaktyczne oraz sposób okresowej oceny skuteczności wprowadzonych procedur.

Regulamin antymobbingowy jako element ochrony firmy

Dobrze przygotowany regulamin antymobbingowy nie powinien być traktowany wyłącznie jako kolejny formalny obowiązek.

Prawidłowo wdrożona procedura pozwala szybciej rozpoznawać konflikty, reagować na nieprawidłowości i ograniczać ryzyko eskalacji problemu. Chroni pracowników, ale jednocześnie zabezpiecza interes przedsiębiorcy.

W razie kontroli albo sporu sądowego dokumentacja podejmowanych działań może pomóc wykazać, że pracodawca rzeczywiście przeciwdziałał mobbingowi i dyskryminacji. Przy rosnących minimalnych kwotach zadośćuczynienia oraz zmianach dotyczących ciężaru dowodu będzie to miało jeszcze większe znaczenie niż dotychczas.

Nie czekaj do maja 2027 roku

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników powinni wdrożyć wymagane regulacje najpóźniej do 5 maja 2027 roku. Przygotowanie dokumentu, konsultacje z przedstawicielami załogi oraz rzeczywiste uruchomienie procedur wymagają jednak czasu.

Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym łatwiej będzie uniknąć pośpiechu, błędów formalnych i wprowadzenia regulaminu, który istnieje wyłącznie na papierze.

Informacje przedstawione w artykule mają charakter ogólny i nie stanowią indywidualnej porady prawnej.

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w przygotowaniu regulaminu antymobbingowego, aktualizacji regulaminu pracy, przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami pracowników albo ocenie ryzyka prawnego związanego z nowymi przepisami, zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego Łukasza Rozmiarka w Gorzowie Wielkopolskim lub w Chojnie.